Большинство дефектов в системе на заказ находит только эксплуатация. Но есть одна категория, которую вы можете проверить сами, ещё до того, как начнётся стройка, и стоит это половины рабочего дня: списки допустимых значений. Национальности, правовые формы, ставки, единицы, статусы, типы документов. То есть вещи, которые выглядят формальностью и решают, получится ли завести в систему человека, который у вас действительно работает.
Когда в такой список кто-то не помещается, процесс не замедляется. Он останавливается. Запись нельзя сохранить, значит, её не существует, значит, к ней ничего не привяжется: договор, зарплата, табель, счёт.
Как это выглядит, когда случается
Январь 2024, внутренняя система кадрового агентства. Система работала, и люди в ней работали. Первый длинный список замечаний от пользовательницы пришёл 12. 1. 2024, и четыре его пункта из шести были одним и тем же дефектом, просто у разных людей:
«нельзя выбрать национальность SVK»
и та же фраза про венгерскую, болгарскую и азербайджанскую национальность. Справочник существовал, интерфейс работал, форма вела себя по техзаданию. Просто в ней не было значений, которые агентству нужны каждую неделю.
Вторая группа замечаний того же дня касалась общежитий: работники по комнатам были отмечены, но не сходилось число коек и свободных мест. То есть тот же тип дефекта этажом выше - учёт описывал не ту реальность, что была в доме.
Ни того, ни другого приёмка найти бы не смогла. На приёмке заводят образцового человека, а он всегда из той страны, о которой подумали.
Почему это не находит приёмка, а находит первая неделя работы
Приёмка делается на том, что под рукой, а это, как правило, чистый, представительный случай. Эксплуатация начинается с исключений, потому что именно из-за них люди и берутся за систему.
Разница ещё и в том, кто сидит за клавиатурой. При передаче данные вводит тот, кто знает техзадание. В работе вводит тот, кто знает реальность, и упирается там, где техзадание с реальностью разошлись. Это единственный момент, когда разница проявляется, и он же самый дорогой: система уже оплачена, и люди уже перевели на неё работу.
Поэтому стоит сделать одну вещь наоборот, чем принято: сначала передать подрядчику исключения, а не образцовый случай.
Девять списков, которые стоит пройти прежде, чем заказывать работу
Технарь для этого не нужен. Нужен человек, который в этом работает каждый день, и час его времени.
- Страны, национальности и документы. Не только государства ЕС. Сюда же люди с документом, у которого не та структура, которую вы ждёте.
- Правовые формы заказчиков. Фирма, ИП, объединение, бюджетная организация, иностранное лицо без местного регистрационного номера.
- Ставки и налоговые режимы. Включая те, которые вы используете три раза в год.
- Единицы и их пересчёт. Штука, упаковка, паллета, метр, час, и что произойдёт с дробным числом.
- Статусы записи. Сколько их на самом деле и какой из них означает конец. Статусов в голове обычно больше, чем в техзадании.
- Вместимость и места. Комнаты, склады, стеллажи, машины. Контрольный вопрос: есть ли у вас место с номером ноль или вовсе без номера?
- Имена и адреса. Диакритика, апострофы, две фамилии, адрес без номера дома, иностранный почтовый индекс.
- Телефоны и идентификаторы. С кодом страны, без кода, с пробелами.
- Календарь. Неполная занятость, смены через полночь, последний день месяца.
К каждому пункту прилагается один-единственный вопрос: напишите три значения, которые в этом списке обязаны быть и не очевидны. Кто в этом работает, напишет их за минуту, и как раз этих трёх значений в системе обычно и не хватает.
Два решения, которым место в техзадании, а не в коде
Кому разрешено менять список. Когда справочник закрыт в коде, каждое новое значение означает запрос подрядчику, ожидание и счёт. Когда он редактируется в админке, его меняет тот, кого это касается, в тот момент, когда ему нужно. Разница в цене внедрения маленькая. Разница в цене эксплуатации принципиальная, и проявляется она только через год.
Что система делает со значением, которого не знает. Есть два законных ответа, и каждый годится в своём месте. Либо она запись отклоняет, потому что неверное значение принесёт ущерб дальше по процессу, либо принимает её с вариантом «другое» и свободным текстом, чтобы работа могла продолжаться, а значение добавилось позже. Худший - третий вариант, который появляется тогда, когда решения не приняли: пользователь выбирает ближайшее неверное значение, потому что ему надо сохранить, и с этого момента система содержит числа, которым нельзя верить.
Что из этого следует для автоматизации между системами
Справочник - это не только дело формы. В тот момент, когда между двумя системами ходят данные, это договорённость о переводе: что у вас означает значение, которое присылает вторая сторона, и что произойдёт со значением, для которого перевода у вас нет.
Практически это означает три вещи. Таблица сопоставления должна лежать там, где её может изменить коммерческая служба, а не в коде. Непереводимая запись ждёт в очереди, а не заводится вслепую. И о том, что очередь не пуста, кто-то должен узнавать, иначе это просто более тихий способ терять данные.
Хотите пройти этот список с теми, кто строит системы на заказ
Пришлите нам список своих категорий и по три значения к каждой из них, которые для вас обычны, а для постороннего неожиданны. Вернём вам, где из этого возникает дефект, которого не увидит приёмка.
Системы, где такие списки входят в техзадание, мы строим в разделе CRM и корпоративные системы; связь между существующими системами - в разделе автоматизация бизнес-процессов.
Напишите на info@lamapixel.com или звоните +420 775 599 009.
